Quand un projet prend forme, la qualité du carnet d’adresses devient très concrète. Il faut trouver un lieu capable d’accueillir le concept, une équipe qui comprend le niveau d’exigence, un partenaire local qui saura ouvrir les bonnes portes. C’est une partie essentielle de mon travail en experiential marketing : construire les relations qui permettront, demain, de donner vie à une idée.
C’est aussi pour cela que je participe à des rencontres comme celles de M&I. J’avais déjà assisté à deux de leurs éditions à Dubaï avant de rejoindre LUXE Venise en 2026, comme hosted buyer. Après plusieurs années sans participer à ce type de rendez-vous, j’avais besoin de renouveler mes références et d’élargir mon réseau pour concevoir des expériences VIP. Le séjour vénitien fera l’objet d’un autre article. Ici, je veux expliquer l’intérêt professionnel de ces formats et la façon d’en tirer une valeur tangible.
M&I, un cadre pour rencontrer les bons partenaires
Depuis 2004, M&I organise des rencontres pour les professionnels du MICE : réunions, incentives, conférences et événements. Son modèle associe rendez-vous individuels préparés en amont, découverte d’une destination et moments partagés. L’objectif affiché : faciliter des relations commerciales pertinentes entre acheteurs et fournisseurs. Présentation de M&I.
Les besoins varient selon les projets. Les formats généralistes permettent notamment de rencontrer des hôtels, lieux, destinations et DMC — des agences réceptives qui coordonnent les prestations sur place. LUXE se concentre sur les incentives haut de gamme et les expériences pour groupes VIP. Les formats actuellement annoncés par M&I prévoient 40 rendez-vous pour Flagship et 30 pour LUXE. Ces chiffres décrivent leur offre actuelle ; ils ne représentent pas mon agenda personnel à Venise.
Hosted buyer : une invitation assortie d’un engagement
Un hosted buyer est un acheteur professionnel sélectionné pour ses responsabilités et ses besoins de sourcing. Chez M&I, le programme prévoit notamment l’hébergement, les repas et une contribution au transport, dont les conditions dépendent de l’événement. En contrepartie, le participant s’engage à suivre le programme, dont ses rendez-vous et les principaux temps de networking. Les modalités sont détaillées dans la FAQ acheteurs.
Cette prise en charge facilite l’accès au forum. Elle engage aussi à préparer sa participation avec sérieux. Les fournisseurs consacrent du temps et un budget à ces échanges ; chacun doit pouvoir comprendre rapidement s’il existe une possibilité de collaboration.
Le temps gagné commence avant le premier rendez-vous
L’un des grands intérêts du format est de pouvoir étudier les participants et exprimer ses préférences avant le départ. Je peux cibler les destinations, les gammes et les expertises qui correspondent à mes besoins. Cela donne une direction à mon agenda et réduit le temps consacré à des présentations sans rapport avec mes projets.
Les échanges courts servent à qualifier une première possibilité : quel type de groupe ce partenaire sait-il recevoir ? Quelle est sa capacité de personnalisation ? Que comprend-il de mon public et de mes contraintes ? Les repas et activités offrent ensuite du temps pour prolonger les discussions les plus prometteuses. On découvre une personne, sa façon d’écouter et de répondre. La confiance commence souvent à se construire là.
Ce rythme demande une vraie disponibilité. Il reste peu de place pour suivre les dossiers du bureau entre deux rencontres. Je considère donc ce déplacement comme une période de travail dédiée, qui mérite d’être organisée dans l’agenda de l’équipe.
Mon réflexe : toujours arriver avec un briefing
Je prépare un briefing pour un projet réel ou un projet futur suffisamment défini pour permettre une discussion utile. S’il s’agit d’une hypothèse, je le précise. J’y pose le contexte, le public, l’expérience recherchée, les destinations envisagées, le format, les contraintes et une enveloppe budgétaire lorsqu’elle est connue.
Ce document permet de passer rapidement à des questions de fond. Il rend visible mon niveau de préparation et la précision que j’attends de mes partenaires. Pour une expérience VIP, par exemple, je veux comprendre comment seront gérés l’accueil, les transferts, la confidentialité, les imprévus et les demandes particulières. Le soin apporté à ces éléments contribue directement à la perception de la marque.
En entreprise, rendre la valeur visible
Quand on est indépendant ou à la tête de son agence, l’arbitrage peut être plus direct : on décide du temps et du budget que l’on consacre à son développement. L’investissement reste à justifier économiquement. En environnement corporate, il faut en plus expliquer cette décision à un responsable, à une direction ou aux équipes achats.
Je comprends cette attente. Quelques jours dans un bel hôtel donnent peu d’informations sur le travail accompli. La discussion devient beaucoup plus précise lorsque l’on présente les besoins à couvrir, les rencontres prévues et les livrables attendus au retour. Même avec une prise en charge hosted buyer, il reste un coût : le temps mobilisé, les dépenses résiduelles et l’organisation de la continuité des dossiers.
Pour défendre une participation, je structurerais le dossier en trois temps :
- Avant le départ : relier le forum à des projets identifiés, définir les expertises recherchées, vérifier l’adéquation des participants et chiffrer le coût complet du déplacement.
- Au retour : présenter une sélection de partenaires qualifiés, les possibilités concrètes pour chaque projet, les limites repérées et les prochaines actions. Une liste de contacts devient utile quand elle est accompagnée de ce contexte.
- À 30 et 90 jours : suivre les échanges poursuivis, les briefs transmis, les propositions reçues et les partenaires effectivement retenus. Documenter les économies ou le temps gagné lorsqu’ils peuvent réellement être établis.
Ces échéances sont une méthode de suivi proposée, pas des résultats que j’attribue à M&I. Elles permettent de distinguer les rencontres, les opportunités et les collaborations réellement engagées. Je serais prudent avec une promesse de retour sur investissement financier tant qu’aucune donnée ne permet de la calculer.
Exemple de formulation pour une demande interne : « Cette participation vise à identifier des partenaires adaptés à nos prochains projets, à actualiser notre connaissance de l’offre et à constituer une sélection exploitable par l’équipe. Au retour, un bilan précisera les contacts qualifiés, leur pertinence pour nos besoins, le coût du déplacement et les actions de suivi. »
La MarTech prolonge le travail de terrain
Les plateformes de mise en relation aident à préparer l’agenda. Le travail doit ensuite trouver sa place dans nos propres outils. Une fiche structurée dans un CRM ou une base partagée peut réunir le contact, la destination, les capacités, les points d’attention, le projet concerné et la prochaine action. Les informations sensibles restent soumises aux règles de l’entreprise.
C’est un usage très concret de la MarTech : transformer une rencontre en information exploitable, puis en action. Le réseau devient aussi une ressource pour l’équipe, avec un historique qui permet à quelqu’un d’autre de reprendre le dossier.
M&I, Break the Ice, Heavent : choisir selon le besoin
M&I est un exemple que je connais pour y avoir participé. D’autres formats méritent aussi d’être étudiés, sans présumer qu’ils offrent tous la même expérience.
Break the Ice Forum annonce un format de 80 à 120 participants et 25 rendez-vous programmés de 10 minutes, complétés par des activités et repas partagés. C’est une autre échelle de rencontres, à évaluer selon les marchés et partenaires recherchés. Voir leur programme hosted buyer.
Heavent Meetings à Cannes propose des rendez-vous préorganisés de 15 minutes et un programme hosted buyer. Il faut le distinguer de Heavent Paris, salon professionnel consacré notamment aux solutions, à la création et à l’innovation événementielles. Le choix dépend de ce que l’on vient chercher : des partenaires sur des marchés précis, une découverte de destination ou des solutions de production.
Quelques repères pour préparer 2027
Voici une sélection de dates annoncées dans les calendriers officiels au 10 novembre 2026. Les marchés acheteurs et critères d’admission varient selon les éditions ; les liens restent la référence pour vérifier les programmes et leurs éventuelles modifications.
M&I — sélection 2027
| Format / destination | Dates 2027 |
|---|---|
| Flagship — Marrakech | 7–10 février |
| Expo — Abu Dhabi | 5–7 avril |
| LUXE — Ibiza | 26–29 avril |
| Flagship — Šibenik | 16–19 juin |
| Private — Sicile | 13–16 octobre |
Consulter le calendrier complet M&I 2027 et les profils acheteurs de chaque édition →
Break the Ice Forum — dates annoncées pour 2027
| Destination | Dates 2027 |
|---|---|
| La Haye | 28–30 janvier |
| Marbella | 18–20 mars |
| Munich | 29 avril–1er mai |
| Venise | 17–19 juin |
| Helsinki | 26–28 août |
| Berlin | 7–9 octobre |
| Cascais | 4–6 novembre |
| Porto | 16–18 décembre |
Consulter les éditions et marchés acheteurs Break the Ice Forum →
Heavent Meetings Cannes annonce son édition 2027 du 2 au 4 mars. Programme et informations officielles →
Le carnet d’adresses se construit avant le prochain projet
La valeur de ces rencontres se révèle lorsqu’une idée devient un briefing, puis une expérience à produire. Savoir à qui parler, connaître ses possibilités et disposer d’une relation déjà amorcée facilite le travail. C’est ce que je viens chercher dans un forum comme M&I : des partenaires avec lesquels je pourrai construire, et des références qui feront progresser mes prochains projets.
Hugo Parker — Traveler Marketer
Transparence : j’ai participé à LUXE Venise 2026 à l’invitation de M&I, dans le cadre de son programme hosted buyer. Les observations personnelles de cet article sont distinctes des informations de programme annoncées par les organisateurs. Sources et calendriers consultés le 10 novembre 2026.
Image d’ouverture : Olena Kholina / Unsplash. Photo d’illustration, hors événement M&I.
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